◇AIの基本理解とリテラシー

講座では、まずAIとは何かという基本的な理解から始まります。生成AIの仕組みと特性、できることとできないことの違いを明確に学ぶことで、業務への適用可否を判断する力が身につきます。さらに、AIを安全に活用するためのセキュリティ対策とプライバシー保護、著作権に関する知識など、実務で必要となるAIリテラシーを習得します。この知識は、社内でAI導入を推進する際の説明責任を果たすためにも欠かせません。

◇実務で使えるプロンプト技術

AIを効果的に活用するためには、適切な指示（プロンプト）を与える技術が欠かせません。講座では社内マニュアルの作成や議事録の要約、経費精算のチェック、問い合わせ対応の文案作成など、総務業務に特化したプロンプトの作成方法を実践的に学びます。単なる質問の仕方だけでなく、AIから得られた結果を評価し、改善していく力も養成します。

◇業務自動化とツール活用

チャットボットによる社内問い合わせ対応の自動化、OCR技術を活用した書類のデータ化、データ分析による業務改善提案など、具体的な自動化手法を学びます。実際の業務フローにAIをどのように組み込むか、効果測定の方法まで含めた実践的な内容です。

◇実践的なカリキュラム構成

講座選びでまず確認したいのは、座学だけでなく実際に手を動かして学べる実践型の内容かどうかという点です。プロンプト作成の演習と、実際の総務業務を想定したケーススタディが含まれている講座であれば、学んだ内容をすぐに業務で活かせます。また、業務フローへのAI組み込み方法と効果測定の手法まで学べる講座であれば、社内での導入推進役としての役割も担えるようになります。

◇サポート体制の充実度

AIツールは日々進化していますので、学習中に生じる疑問と課題に対して適切なサポートが受けられるかどうかも大切です。質問対応の有無、対応期間、講師とのやり取り方法などを事前に確認しましょう。とくに実務での活用を想定している場合、自社の業務に合わせた具体的なアドバイスが得られる体制があれば安心して学習を進められます。

◇自分のレベルに合った内容

AIに関する予備知識がない初心者向けの基礎講座から、すでに基本的な操作ができる方向けの応用講座まで、さまざまなレベルの講座が存在します。自分の現在のスキルレベルを正確に把握したうえで、無理なく学習を進められる内容を選ぶことが継続的な学習につながります。カリキュラムの詳細と習得目標スキルが明示されている講座であれば、自分に合っているかどうかの判断もしやすくなります。

◇テクノロジーリテラシーの必要性

AI時代の総務担当者には、まずAIツールの特性を理解し、適切な場面で活用する判断力が求められます。どの業務がAI化に適しているか、どのツールを選択すべきかを見極める能力が必要です。さらに、AIが生成した結果を評価し、必要に応じて修正できる能力も欠かせません。プロンプトの調整とデータ分析の基礎知識を身につけることで、AIを単なる道具としてではなく、業務パートナーとして活用できるようになります。

◇戦略的思考と創造性の発揮

定型業務がAIに置き換わることで、総務担当者はより付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。そのため、企業文化の醸成と従業員エンゲージメントの向上、組織全体の効率化を推進する戦略的な思考力が求められます。AIでは対応できない複雑な判断、社内調整といった高度なコミュニケーション業務も増しています。

◇継続的な学習姿勢

AIをはじめとするテクノロジーは日々進化していますので、変化に対応できる柔軟性と継続的な学習姿勢が不可欠です。新しいツールの登場と機能のアップデートに対応しながら、常に業務改善の視点を持ち続けることが求められます。また、AIが苦手とする創造性や共感力、交渉力といった人間らしいスキルも高まっており、これらを磨き続けることがキャリアアップにつながります。

Q1．総務向けAI講座ではどのような内容を学べますか？

A．AIの基礎知識から実務での活用方法まで体系的に学べます。生成AIの仕組みとAIリテラシー、社内マニュアル作成や議事録要約に使えるプロンプト技術、チャットボットによる問い合わせ対応の自動化など、総務業務に直結する実践的な内容が含まれています。

Q2．講座を選ぶ際にはどのような点を重視すべきですか？

A．実務で使えるスキルが身につくかを重視しましょう。座学だけでなく実際に手を動かして学べる実践型の内容か、サポート体制が充実しているか、自分のスキルレベルに合った内容かを確認することが大切です。

Q3．AI時代に総務担当者に求められる能力はどう変化していますか？

A．従来の定型業務処理能力に加えて、AIを活用した戦略的な業務推進力が求められます。AIツールを適切に活用する判断力、プロンプト調整とデータ分析の基礎知識、戦略的思考力が必要です。また、変化に対応できる柔軟性と継続的な学習姿勢も欠かせません。