◇労働力不足と働き方改革への対応

少子高齢化による労働人口の減少は、総務部門においても深刻な影響を及ぼしています。多くの企業では人員の確保が難しくなる一方で、業務量は増加し続けており、一人あたりの負担が年々大きくなっています。さらに働き方改革の推進により、残業時間の削減や柔軟な勤務形態への対応が求められており、限られた時間でより多くの業務をこなす必要性が高まっています。こうした状況下で、AIによる業務の自動化や効率化は、人手不足を補いながら生産性を維持するための有効な手段です。

◇DX推進の加速

企業全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）が加速する中、総務部門もその変革から逃れることはできません。営業や製造などのフロント部門ではデジタル化が先行して進む一方、総務を含むバックオフィス業務はアナログな手法が残りがちでした。しかし現在では、企業競争力を高めるためにバックオフィスの効率化が求められており、AI技術の活用が欠かせない要素として認識されています。紙の書類管理や手作業でのデータ入力といった従来の業務フローを見直し、デジタル技術を取り入れることで、組織全体の生産性向上に貢献できる環境が整いつつあります。

◇社内問い合わせ対応の自動化

総務部門には日々、従業員からさまざまな問い合わせが寄せられます。有給休暇の申請方法、経費精算の手順、社内規程に関する質問など、同じような内容が繰り返されることも少なくありません。AIチャットボットを導入すれば、こうした定型的な問い合わせに24時間自動で対応できるようになります。過去の問い合わせデータを学習させることで回答の精度も向上していきますので、担当者は複雑な案件や個別対応が必要な業務に集中できるようになります。

◇書類管理と文書処理の効率化

契約書、請求書、各種申請書類など、総務部門では膨大な書類を扱います。OCR技術を活用すれば、紙の書類をスキャンして自動的にデータ化し、必要な情報を瞬時に検索できるようになります。手書きの文字や複雑なレイアウトの書類でも高精度で読み取りが可能ですので、手作業での入力作業を大幅に削減できます。また、過去の書類を検索する時間も短縮され、保管スペースの削減にもつながります。

◇勤怠管理と経費精算の自動化

勤怠データの収集や経費精算の処理は、正確性が求められる一方で手間のかかる業務です。AI搭載のシステムを使えば、打刻データの自動集計や異常値の検知、レシート画像からの自動データ抽出などが可能になります。不正打刻のリスクを減らしながら、担当者の業務負担を軽減できます。

◇現状の課題を具体的に洗い出す

まず取り組むべきは、総務業務の中で「とくに時間がかかっている作業」や「繰り返し発生する定型業務」を明確にすることです。問い合わせ対応に月何時間かかっているのか、書類処理にどれだけの工数を使っているのかなど、具体的な数値で課題を可視化しましょう。数値化することで、AI導入による効果測定が容易になり、導入後の成果を明確に示せるようになります。また、総務メンバーへのヒアリングを行い、現場が感じている課題や改善したいポイントを整理しておくことも必要です。

◇効果が出やすい業務から試験導入する

すべての業務を一度にAI化しようとせず、効果が見込める一つの業務に絞って試験的に導入します。たとえば、社内問い合わせ対応や書類のデータ化など、定型的で頻度の高い業務から始めるとよいでしょう。小規模な範囲でスタートすることで、初期投資を抑えながらAIの効果を実感できます。試験運用期間を設けてAIの回答精度をチェックし、必要に応じて学習データを更新して精度を高めていくことも大切です。

◇成功事例を社内に共有して横展開する

限定的な範囲で成果が出たら、その結果を社内に共有し、導入の価値を広めていきます。具体的な業務削減時間やコスト削減効果を数値で示すことで、他の業務への展開もスムーズに進められます。マニュアルや研修制度を整備して、現場レベルでAIを使いこなせる環境づくりを進めましょう。運用が定着した段階で、システムをアップデートしたり新たな機能を追加したりして、活用領域を少しずつ広げていくことがポイントです。

Q1．総務部門にAI導入が必要とされている理由は何ですか？

A．少子高齢化による労働力不足と働き方改革の推進により、限られた人員で増加する業務をこなす必要性が高まっています。企業全体のDX推進が加速する中、AI技術の活用が生産性向上に欠かせない要素として認識されています。

Q2．AIはどのような総務業務を効率化できますか？

A．社内問い合わせ対応の自動化、書類管理と文書処理の効率化、勤怠管理と経費精算の自動化など、幅広い総務業務に活用できます。AIチャットボットによる24時間対応やAI-OCRによる書類のデータ化などにより、担当者の負担を大幅に軽減できます。

Q3．総務部門でAI導入を始めるにはどうすればよいですか？

A．スモールスタートで始めることが成功につながります。まず現状の課題を具体的に洗い出し、時間がかかっている作業を数値化します。次に効果が出やすい業務に絞って試験的に導入し、成果を確認しながら段階的に範囲を広げていきます。