「今年もまた、あの季節がやってくるのか……」

カレンダーが12月を過ぎ、年明けの足音が聞こえ始めると、胃の痛くなるような思いをしていませんか？

確定申告という名の「デスマーチ」。山積みの領収書、鳴り止まない電話、疲弊していくスタッフの顔。

多くの所長先生が、「このままではいけない」と危機感を抱いています。しかし、日々の業務に追われ、改革の第一歩が踏み出せないのが実情ではないでしょうか。

かつては「気合と根性」で乗り切れた繁忙期も、令和の時代では通用しません。人手不足は加速し、働き方改革の波は士業の世界にも容赦なく押し寄せています。

本テーマでは、小規模な税理士事務所こそが取り組むべき「AIを活用した業務効率化」と、それによって実現する「業務の平準化」について、難解なIT用語を使わずに解説します。

AIは決して敵ではありません。所長とスタッフを激務から解放し、事務所に「余白」を生み出す最強のパートナーなのです。

毎年訪れる「税理士の繁忙期」…もう限界を感じていませんか？

◇待ったなしの「士業・働き方改革」

税理士業界を取り巻く環境は、年々厳しさを増しています。特に深刻なのが「採用難」です。長時間労働が常態化している事務所は、どれだけ高い給与を提示しても、今の若い世代には見向きもされません。「残業は悪」という価値観がスタンダードになりつつある今、繁忙期を理由に深夜残業を強いるスタイルは、既存スタッフの離職リスクに直結します。

◇「人海戦術」という時限爆弾

これまで多くの事務所では、繁忙期の業務量を「臨時アルバイトの雇用」や「スタッフの長時間労働」という人海戦術でカバーしてきました。しかし、人間が疲労困憊の中で行う作業には、必ずミスがつきまといます。

税務におけるミスは、信用問題に関わる重大なリスクです。「気をつけてチェックする」という精神論が限界を迎えていることに、多くの先生がお気づきのはずです。

ここで発想の転換が必要です。「人がやらなくていい仕事」を徹底的に機械（AI）に任せること。これこそが、生き残るための唯一の解です。

会計事務所の業務改善にお勧めの「AI活用」3つの具体例

では、具体的にどこからAIを取り入れればよいのでしょうか。明日からでも検討できる3つのフェーズをご紹介します。

1. データ入力の自動化（脱・入力マシーン）

「通帳の数字を打ち込む」「領収書を見ながら仕訳を切る」。この作業に、事務所全体の何割の時間が割かれているでしょうか。

AI-OCR（光学文字認識）技術の進化は目覚ましいものがあります。スキャナで読み込んだ証憑をAIが解析し、自動で会計ソフトに連携する。これだけで、入力業務は劇的に削減されます。

2. 生成AIによる顧客対応・文書作成の効率化

顧問先へのメール返信、事務所通信の作成、日報のフィードバック。これら「文章を考える時間」も、積み重なれば膨大なロスです。

ChatGPTなどの生成AIを活用すれば、ラフな指示を出すだけで、丁寧なビジネスメールや気の利いた案内文が一瞬で完成します。

【従来業務とAI活用後の比較】

業務内容	従来のフロー（Before）	AI活用後のフロー（After）
記帳代行	領収書を目視確認し、手入力	AI-OCRで読取→AIが仕訳提案→人間が承認
メール対応	文面をゼロから考え、推敲する	要点を入力しAIがドラフト作成→人間が微修正
資料督促	気を使いながら電話やメールで催促	AIチャットボットが自動で定期リマインド
所要時間	スタッフの残業でカバー	定時内で完了し、付加価値業務へシフト

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3. AI活用の実践：即戦力プロンプト

実際に、顧問先に資料の提出を促すメールを生成AIに作成させる場合の「有効なプロンプト（指示文）」の例をご紹介します。これをコピーして、ChatGPT等に入力してみてください。

【コピペで使える！資料督促メール作成プロンプト】

#命令書:

あなたは丁寧で親しみやすい税理士事務所のスタッフです。

以下の条件に基づいて、顧問先のお客様へ「確定申告資料の提出をお願いするメール」を作成してください。

#条件:

• 相手：忙しい中小企業の社長
• トーン：事務的になりすぎず、相手のビジネスを気遣う温かいトーン
• 要件：1月31日までに領収書と通帳のコピーを送ってほしい
• 補足：早く提出いただければ、節税対策の検討時間が十分に取れるというメリットを強調する
• 文字数：400文字程度

#出力:

件名と本文を作成してください。

このように、単に「早く出してください」と伝えるのではなく、「早く出すことのメリット（節税検討など）」をAIに言語化させることで、顧客の行動を促す効果も期待できます。

AIで業務を「平準化」する：繁忙期をなくす仕組みづくり

業務効率化の先にある真の目的は、業務の「平準化」です。AIを活用することで、これまで繁忙期に集中していた業務を、年間を通じて分散させることが可能になります。

◇業務の「先取り」と「分散」

記帳代行のスピードが上がれば、月次決算の早期化が実現します。12月や1月の段階で大半の処理を終えておけば、2月・3月は「最終確認」と「申告書の送信」だけに集中できます。

「AIのおかげで処理が速い」ということは、「未来の時間を確保できる」ということと同義…とも言えますね。

◇小規模事務所こそ「機動力」で勝つ

「AI導入なんて、大手ファームの話だろう」と思われるかもしれません。しかし、実は小規模事務所こそAI導入の成功率が高いのです。

大手のような複雑な稟議プロセスや、数百人規模のオペレーション変更は必要ありません。所長である先生が「やるぞ」と決めれば、明日からでもチャットボットを導入し、業務フローを変えることができます。この「意思決定のスピード」こそが、中小事務所の最大の武器です。

コスト面でも、高額な専用サーバーは不要です。月額数千円〜数万円のクラウドツールや生成AIを組み合わせる「スモールスタート」で、驚くほどの成果が出せます。

さいごに

AIの導入は、単なる「作業時間の短縮」にとどまりません。それは、所長先生ご自身の精神的な余裕を取り戻し、スタッフが長く安心して働ける環境を守るための「経営防衛策」です。

単純作業をAIに任せることで、先生は本来の強みである「経営助言」や「顧客との対話」に時間を使えるようになります。それこそが、AI時代に選ばれる税理士事務所の姿ではないでしょうか。

もし、
「今の業務フローにどうAIを組み込めばいいか分からない」
「どのツールから入れればいいか相談したい」
とお悩みであれば、ぜひ一度ご相談ください。

弊社 ケアオフィスリンク株式会社は、バックオフィス業務のプロフェッショナルとして、また生成AI活用の実践者として、多くの企業様の業務効率化を支援してまいりました。

現在、個人・小規模事業者様向けの「AIマスタリー総合講座」や、貴事務所の実情に合わせた「生成AI導入・活用コンサルティング」を提供しております。

まずは現状の課題をお聞かせください。

繁忙期に「追われる側」から、業務を「コントロールする側」へ。

その一歩を、共に踏み出しましょう。

　

2025年12月26日　カテゴリー： AI