「確定申告の期限はいつですか？」
「必要書類を教えてください」
「料金はいくらですか？」
税理士事務所を経営されている方なら、こうした問い合わせに日々対応されているのではないでしょうか。
特に確定申告シーズンになると、電話が鳴り止まず、スタッフは同じ説明を何度も繰り返す。本来取り組むべき専門業務に手が回らない——そんな状況に頭を抱えている所長も少なくありません。
しかし、この問題には明確な解決策があります。
それが「生成AIを活用した問い合わせ対応の自動化」です。
本テーマでは、税理士事務所・会計事務所がChatGPTをはじめとする生成AIを導入し、業務効率化を実現する具体的な方法をお伝えします。
税理士事務所が抱える問い合わせ対応の課題とは
◇繰り返される「よくある質問」の実態
税理士事務所に寄せられる問い合わせの多くは、実は「定型的な質問」です。確定申告の締め切り、届出に必要な書類一覧、顧問料の目安、対応可能なエリア。こうした内容は、ホームページに掲載していても、電話やメールで改めて確認したいという方が後を絶ちません。
ある調査によれば、士業事務所における問い合わせの約6〜7割が「FAQ化できる内容」だといわれています。つまり、スタッフが費やしている対応時間の大半は、本来であれば自動化できる業務なのです。
◇スタッフの疲弊と見えない機会損失
問い合わせ対応に追われることで、専門スタッフは疲弊します。さらに深刻なのは「機会損失」です。電話対応に時間を取られている間、新規顧客へのフォローや既存顧客への提案といった、売上に直結する業務が後回しになっていませんか。
繁忙期には対応漏れや返信遅延が発生し、顧客満足度の低下を招くリスクもあります。これは事務所の信頼に関わる問題です。
生成AIで税理士事務所の問い合わせ対応はどう変わる？
◇ChatGPTなど生成AIを活用した自動応答の仕組み
生成AIの強みは、自然な会話形式で質問に回答できる点にあります。事務所独自のFAQやマニュアルをAIに学習させることで、24時間365日、自動で問い合わせに対応する体制を構築できます。
具体的には、税務相談の「一次対応」をAIが担当し、専門的な判断が必要な案件のみ担当者に引き継ぐ——という流れが理想的です。これにより、スタッフは本当に対応すべき案件に集中できるようになります。
◇会計事務所の業務効率化につながる3つのメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 対応時間の削減 | 定型的な問い合わせをAIが処理することで、対応時間を最大70%削減可能 |
| 24時間対応の実現 | 営業時間外でも顧客が疑問を解消でき、顧客満足度が向上 |
| 専門業務への集中 | スタッフが本来の業務に注力でき、サービス品質と売上が向上 |
税理士事務所でのAI問い合わせ対応｜具体的な活用シーン
活用シーン①：ホームページへのAIチャットボット導入
もっとも導入しやすいのが、Webサイトへのチャットボット設置です。料金案内、対応可能な業務範囲、営業時間といった定型的な質問に自動で回答します。問い合わせフォームへの誘導や、相談予約の受付まで自動化することも可能です。
活用シーン②：メール問い合わせの自動振り分け・下書き作成
受信したメールの内容をAIが分析し、「新規相談」「既存顧客からの質問」「営業メール」などカテゴリ別に自動振り分け。さらに、定型的な返信文の下書きをAIが作成し、担当者は内容を確認して送信するだけ。作業時間が大幅に短縮されます。
活用シーン③：電話対応時のリアルタイム検索アシスタント
電話対応中、AIに質問すると事務所のマニュアルやFAQから最適な回答を即座に提示してくれます。これにより、新人スタッフでもベテラン並みの対応が可能に。教育コストの削減にもつながります。
【実践で使える】税理士事務所向けAIプロンプト例
以下は、実際の業務で活用できるプロンプトのサンプルです。自事務所の情報に置き換えてご利用ください。
▼ FAQチャットボット用プロンプト
あなたは○○税理士事務所の受付担当AIアシスタントです。
以下のルールに従って、問い合わせに回答してください。
【対応ルール】
・丁寧かつ簡潔に回答する
・具体的な税務判断を求められた場合は「詳細は担当者にご確認ください」と案内する
・料金は「月額○○円〜」のように目安を伝え、正式見積もりは面談後と説明する
・予約希望の場合は問い合わせフォームのURLを案内する
【事務所情報】
・営業時間：平日9:00〜18:00
・対応エリア：○○県全域
・主なサービス：確定申告、法人税務顧問、相続税申告、会社設立支援▼ メール返信下書き用プロンプト
以下の問い合わせメールに対する返信の下書きを作成してください。
【返信のトーン】
・ビジネスメールとして丁寧かつ誠実な文体
・相手の質問に的確に回答しつつ、次のアクション（面談予約など）を促す
【問い合わせ内容】
（ここにメール本文を貼り付け）税理士事務所がAIを導入する際の注意点
◇守秘義務とセキュリティ対策
税理士業務では顧客の機密情報を扱います。AI導入にあたっては、情報の取り扱いルールを明確化し、セキュリティ対策が施されたツールを選定することが不可欠です。機密性の高い相談内容は、AI対応の対象外とするルール設定も必要でしょう。
◇AIに任せる範囲と人が対応すべき範囲の線引き
AIはあくまで「サポート役」です。一般的な案内や定型業務はAIに任せ、個別具体的な税務判断は必ず有資格者が対応する——この線引きを明確にしておくことが、トラブル防止の鍵となります。
【AI対応の範囲を整理する図解】
| 🤖 AIが対応 | 👤 人が対応 |
|---|---|
| 営業時間の案内 | 個別の税務相談 |
| 料金目安の説明 | 節税アドバイス |
| 必要書類リスト | 申告内容の確認 |
| 予約受付の誘導 | 契約に関する交渉 |
| アクセス案内 | クレーム対応 |
生成AI導入を成功させる3つのステップ
ステップ1：現状の問い合わせ内容を分析・整理する
まずは過去の問い合わせ履歴を収集し、「よくある質問」をリストアップしましょう。どんな質問が多いのか、どこに時間がかかっているのかを可視化することで、AI化すべき業務の優先順位が明確になります。
ステップ2：事務所に合ったAIツールを選定する
ChatGPTをベースにしたカスタマイズツール、ノーコードで構築できるチャットボットサービスなど、選択肢は複数あります。導入コスト、操作性、セキュリティ面を総合的に比較検討してください。
ステップ3：小さく始めて段階的に拡大する
最初から大規模に導入する必要はありません。まずは社内向けのFAQ検索ツールとして試験運用し、効果を検証しながら顧客向けチャットボットへと展開していくのが成功への近道です。
さいごに～AI活用で「選ばれる税理士事務所」へ～
税理士事務所・会計事務所における問い合わせ対応のAI化は、業務効率化と顧客満足度向上を両立させる有効な手段です。ChatGPTをはじめとする生成AIツールの進化により、専門知識がなくても導入のハードルは格段に下がっています。
早期にAI活用へ取り組むことは、競合との差別化にも直結します。
「あの事務所は対応が早い」「いつでも相談できる」——そんな評価が、新規顧客の獲得につながっていくのです。
弊社 ケアオフィスリンク株式会社では、中小企業・士業事務所向けに生成AI導入支援を行っております。これまで多くの事業者様に対し、ChatGPTを活用した業務効率化のサポートを実施してまいりました。
「自社に合ったAI活用法を知りたい」
「何から手をつければいいかわからない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
貴事務所の状況をヒアリングしたうえで、最適な導入プランをご提案いたします。
▶ お問い合わせはこちら：https://careoffice.jp/
2025年12月17日 カテゴリー： AI
