「会議が終わってからの議事録づくりが一番大変」
そう感じている経営者や総務担当者の方は少なくないでしょう。
特に中小企業や個人事業主の場合、専任の記録担当者がいないことも多く、発言内容を思い出しながらまとめる作業に多くの時間を費やしてしまいがちです。
しかも、まとめた議事録が後から
「誰が何を言ったか分かりづらい」
「決定事項が抜けている」
といった問題も起こりやすいもの。
そんな課題を一気に解決してくれるのが、
「音声認識 × 生成AI（ChatGPTなど）による議事録自動作成」
という新しいアプローチです。
このテーマでは、AIの力を使って「議事録作成」を自動化し、会議効率を飛躍的に向上させる実践的な方法を解説します。
なぜ議事録作成は非効率なのか？
● 中小企業の会議にありがちな課題
多くの中小企業では、会議後の議事録作成が後回しになりがちです。
理由は単純で、
「誰もやりたがらない」
「忙しくて後でまとめる時間がない」から。
発言者が多いと話が脱線しやすく、録音していても聞き直しに時間がかかります。
結果、共有までに数日を要するケースも珍しくありません。
よくある課題例
| 課題 | 詳細 |
|---|---|
| 記録担当が決まらない | 会議のたびに誰が記録するかで揉める |
| 要点がまとまらない | 会話の流れが複雑で要約が難しい |
| 記録に時間がかかる | 1時間の会議に対して作成に2〜3時間かかる |
| 情報共有が遅い | 議事録配布が翌日以降になる |
このような状況が続くと、決定事項が曖昧になったり、進捗が滞ったりといった悪循環を招きます。
● 議事録の遅延がもたらす業務停滞
議事録の配布が遅れると、メンバー間での認識のズレが発生します。
「言った・言わない」のトラブルを防ぐためにも、正確かつ迅速な議事録作成は不可欠です。
しかし、人の手だけでこれを行うのは限界があります。
そこで登場するのが、音声認識と生成AIの連携による“自動議事録化”というソリューションです。
音声認識と生成AIの連携で議事録はここまで進化する！
● 音声認識ツールの精度と限界
近年、音声認識技術は飛躍的に向上しています。
代表的なサービスとしては以下が挙げられます。
✅Google音声入力：無料で高精度。短時間会議やオンラインミーティングに便利
✅Notta：リアルタイム文字起こしと翻訳に対応
✅AmiVoice：医療・会議用途に強い日本語認識性能
ただし、音声認識だけでは誤変換や文脈の欠落が避けられません。
人間の話し言葉は、途中で主語が抜けたり、途中で話が飛んだりするため、テキスト化しただけでは理解しづらかったりします。
● 生成AI（ChatGPT）が担う要約・構成力
生成AIの真価は、単なる文字起こしを「意味の通る議事録」へと変換できる点にあります。
ChatGPTのようなAIは、会話全体の文脈を理解し、「誰が」「何を」「なぜ」話したのかを構造的に整理できます。
たとえば、次のような処理が可能です。
💡会議内容を要約し、「決定事項」「課題」「次回検討項目」に分類
💡不要な雑談や冗長な表現を削除
💡複数人の発言を一貫性のある文章に整形
● 図解：音声認識 × 生成AIの自動議事録フロー
[会議音声]
↓（リアルタイム文字起こし）
[音声認識ツール：Notta / AmiVoiceなど]
↓（テキストデータを生成AIに渡す）
[ChatGPTなどの生成AI]
↓（要約・分類・整形）
[完成した議事録]以上のように、音声認識で“素材”を作り、生成AIで“文章化”することで、人の手を介さずに高品質な議事録が完成します。
ChatGPTでできる“議事録支援”の実践ステップ
● 準備編：必要なツールと設定
まずは、以下の3つを用意しましょう。
1. 音声認識ツール（Notta・Google音声入力など）
2. ChatGPT（またはClaude、Geminiなどの生成AI）
3. Zapierなどの自動連携ツール（任意）
これらを連携させることで、「録音 → テキスト化 → 要約 → 議事録化」を自動で実行できます。
● 実践編：会議から議事録完成までの流れ
1. 会議を録音（またはオンライン会議を自動記録）
2. 音声認識ツールでテキスト化
3. 生成AIにテキストを渡し、要約・整理を指示
4. 出力された文章を確認・修正して配布
たとえば、以下のようなAIへの指示例を活用すると効果的です。
「以下の会議内容を要約し、決定事項・課題・次回の対応方針に分類してください。」
このようなプロンプトを使うことで、AIは人間が理解しやすい形で構成を整えてくれます。
● 効率化を高めるプロンプト例
| 目的 | 指示文例 |
|---|---|
| 会議要約 | 「この会議内容を200文字以内で要約してください」 |
| 決定事項抽出 | 「この会話の中で決定された内容だけをリスト化してください」 |
| 課題整理 | 「課題と担当者を一覧にしてください」 |
| 報告書形式 | 「会議報告書の形式に整えて出力してください」 |
これらを定型化しておけば、毎回の議事録作成が“ワンクリック”で完了します。
会議効率化とDX推進のメリット
● 人的コストの削減と情報共有スピード向上
AI議事録化の導入によって、1時間の会議につき約2〜3時間分の作業削減が可能です。
結果として、他の業務に時間を振り向けられるようになり、チーム全体の生産性が向上します。
また、即時に議事録を共有できることで、タスク進行のスピードも大幅にアップ。
「翌日まで待つ必要がない」というのは、経営効率に直結する強みです。
● 議事録の質が上がると会議文化が変わる
AIが作成した議事録は、客観的かつ構造的。
誰の意見にも偏らないため、「認識のズレ」が減少します。
その結果、社員同士の共通理解が深まり、議論が建設的になっていきます。
● 中小企業でも実践できるDX化の第一歩
AI議事録支援は、数千円規模のツールでも十分導入可能です。
クラウドベースのサービスを活用すれば、IT人材がいなくてもすぐに始められます。
つまり「小さなDX」としても非常に始めやすい領域なんです。
導入前に知っておきたい注意点とコツ
● プライバシーとセキュリティの確保
会議音声には機密情報が含まれることがあります。
クラウドサービスを利用する際は、暗号化・アクセス制限・社内ルールの整備を徹底しましょう。
● AI任せにしすぎない運用バランス
AIが生成する議事録は非常に優秀ですが、完全ではありません。
誤認識やニュアンスの誤解釈が起きることもあります。
最終確認は必ず人の目で行うことで、品質と信頼性の両立が可能になります。
● 社内浸透をスムーズにする方法
最初から全会議で導入するのではなく、まずは「定例ミーティング」や「プロジェクト会議」など限定的に試すのがおすすめです。
効果が実感できれば、自然と社員の理解も進むことでしょう。
さいごに
音声認識と生成AIの組み合わせによって、「議事録作成」という煩雑な作業はもはや人の手を離れつつあります。
会議終了とほぼ同時に議事録が完成する――
それはまさに“DX時代の新しい働き方”です。
弊社 ケアオフィスリンク株式会社は、福岡を拠点に、中小企業の生成AI活用支援を専門に行っています。
これまで、様々な業種の企業様に対し、生成AIチャットボットの導入から運用支援まで、一貫したサポートを提供してまいりました。
「自社に合ったツールがわからない」
「導入後の運用が不安」
といったお悩みも、地域密着だからこそ実現できる伴走型のサポートで解決いたします。
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2025年10月8日 カテゴリー： AI
