「経理業務に追われて、本来のビジネスに集中できない」
多くの経営者や経理担当者が、そんな悩みを抱えています。
特に請求書や見積書の作成は、単純作業でありながらも正確性を求められる業務の代表格です。
毎月のルーチン業務として避けられないものの、
「もっと早く、もっと楽に済ませられないか」
と思ったことはないでしょうか。
近年注目を集めているのが、生成AIを活用した経理効率化です。
ChatGPTをはじめとするAIツールを導入することで、請求書や見積書の自動作成はもちろん、会計業務全般のDX（デジタルトランスフォーメーション）が加速しています。
本テーマでは、中小企業や個人事業主の方に向けて、
「生成AIで経理業務をどう効率化できるのか」
を具体例とともに解説します。
生成AIで経理業務を効率化するメリット
◇作業時間の大幅削減と人的ミス防止
請求書や見積書を手作業で作成していると、1件あたり数分から十数分かかります。
件数が増えれば、担当者はそれだけ時間を奪われることになります。
生成AIを活用すれば、あらかじめフォーマットを設定しておくだけで、数秒で文面や金額を入力した請求書を生成可能です。
また、人的な入力ミスや計算誤りを防げる点も大きなメリットです。
金額の記載間違いや日付のズレといった小さなミスも、信用問題につながることがあります。
AIによる自動化は、そのリスクを最小限に抑えてくれるのです。
◇人件費や外注費の削減
経理業務を一部外注している企業も少なくありません。
しかし、外注費は積み重なれば大きな固定費となります。
生成AIを導入すれば、ルーチンワークは社内で完結できるため、外注コストを削減できます。
さらに、経理担当者が単純作業から解放されれば、より付加価値の高い業務（経営分析や戦略立案など）に時間を割けるようになります。
これは「人件費の削減」ではなく、「人材の有効活用」とも言えるでしょう。
◇中小企業や個人事業主に最適な理由
大企業であれば専任の経理部門を持つことができますが、中小企業や個人事業主ではそうはいかず、経営者自身が請求書を発行しているケースも珍しくありません。
そのような状況で生成AIを導入すれば、
「経営者＝営業・マーケティング・経理」
の多重負担を軽減でき、事業拡大に集中できる環境が整います。
請求書 自動作成 AIを活用する方法
◇具体的なツールと活用手順
代表的な方法として、ChatGPTに自社用の請求書フォーマットを読み込ませ、案件ごとの情報を入力するだけで完成形を出力させるやり方があります。
また、専用のAI請求書自動作成サービスも多数登場しています。
以下の表は、代表的な方法の比較です。
請求書自動作成方法の比較
| 方法 | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| ChatGPT活用 | 柔軟なカスタマイズが可能、低コスト | 多様な取引形態がある中小企業や個人事業主 |
| 専用クラウドサービス | 会計システムと連携可能、UIが直感的 | 頻繁に大量の請求書を発行する企業 |
| 外注サービス | 正確性と安心感がある | AI導入前に一時的に利用する場合 |
◇安全性とセキュリティへの配慮
請求書には取引先の住所や口座情報など重要な情報が含まれます。
そのため、AIを活用する際にはセキュリティ面に十分注意が必要です。
クラウドサービスを利用する場合は、データ暗号化やアクセス制限の有無を確認しましょう。
ChatGPTを利用する場合も、社内ルールを定めて機密情報を入力しすぎないなどの工夫が必要です。
◇導入コストと費用対効果
「導入コストが高そう」と思う方も多いでしょう。
しかし、実際は月額数千円から始められるサービスがほとんどです。
導入コストと効果の目安
| 項目 | 従来（手作業） | AI導入後 |
|---|---|---|
| 1件あたりの作成時間 | 10分 | 1分以下 |
| 月間作業時間（30件） | 約300分 | 約30分 |
| コスト | 人件費＋外注費 | 月額利用料のみ |
このように、初期投資は小さくても、時間短縮効果は絶大です。
見積書 作成 ChatGPTの実践活用法
◇テンプレート作成と自動入力
見積書も請求書同様、定型的な要素が多い文書です。
ChatGPTを使って自社用テンプレートを作成すれば、商品名や数量、金額を入力するだけで即座に見積書を完成できます。
◇複雑な案件への応用
例えば「数量によって割引率が変動する」などの条件付き見積もりも、AIなら柔軟に対応できます。
条件を事前にプロンプトで設定しておけば、自動計算や条件分岐も可能です。
会計業務 DXで広がる中小企業 経理支援の可能性
◇経理業務全体を効率化する生成AI活用例
生成AIは請求書・見積書作成にとどまりません。
経費精算、仕訳入力、売上データの整理など、経理全般の効率化に活用可能です。
◇バックオフィス全体の自動化・統合
さらに視野を広げれば、経理以外のバックオフィス業務もAIで効率化できます。
例えば補助金申請の文書作成や社内会議の議事録作成などです。
これにより、経営全体をDX化する道が拓けます。
生成AI導入を成功させるステップと注意点
◇導入前の準備と社内ルール整備
AIは「魔法のツール」ではありません。
導入を成功させるためには、目的を明確にし、社内で利用ルールを定めることが重要です。
◇小規模導入から本格展開までの流れ
最初は一部の業務に限定して試験運用し、問題点を洗い出したうえで全社導入へと進めるとスムーズです。
いきなり大規模に展開すると混乱を招く恐れがあります。
さいごに
生成AIを活用すれば、請求書や見積書の自動作成はもちろん、経理業務全体の効率化が実現できます。
中小企業や個人事業主にとって、これは単なる作業の簡略化ではなく、経営を次のステージへ引き上げる大きな一歩となるでしょう。
弊社 ケアオフィスリンク株式会社 では、経理業務のバックオフィスアウトソーシングから、生成AI導入支援、さらに管理栄養士監修の健康経営サポートまで、幅広い実績を有しています。
「AIを導入したいけれど何から始めればいいかわからない」
と感じている方も、まずはお気軽にご相談ください。
弊社ホームページ（https://careoffice.jp/）からお問い合わせいただければ、具体的な導入事例やサポート内容をご案内いたします。
生成AIを取り入れ、経理業務を次のレベルへ。今こそ行動に移すタイミングです。
2025年9月11日 カテゴリー： AI
