「毎月、空きがあるのに埋まらない」
——この悩みを抱えていない施設長・経営者は、おそらくほとんどいないのではないでしょうか？
人材不足が深刻化する一方で、同一エリアに競合施設が増え続ける昨今、従来型の営業手法だけでは稼働率を維持すること自体が難しくなっています。
地域包括支援センターへの挨拶回り、チラシの配布、ケアマネジャーへの定期訪問——どれも大切な活動ですが、それだけで「選ばれる事業所」になれる時代は過ぎつつあります。
そこで注目したいのが、生成AIをはじめとしたAIツールの活用です。
本テーマでは、デイサービスを中心とした介護事業所が、AIを味方につけて集客力を高め、利用者獲得につなげるための具体的な考え方と実践ステップをお伝えします。
ITに詳しくなくても始められるヒントを盛り込みましたので、ぜひ最後までお読みください。
なぜ今、介護事業所の稼働率改善が急務なのか
◇稼働率が経営に直結する構造的理由
介護報酬は「利用実績」に基づいて支払われる仕組みです。
つまり、定員に対して空きがあればあるほど、本来得られるはずの報酬を取り逃がしていることになります。
たとえば定員20名のデイサービスで、稼働率が80%と90%では年間で数百万円規模の収益差が生じるケースも珍しくありません。
稼働率の改善は、加算の取得と並んで最もインパクトの大きい経営テーマといえます。
◇従来の集客手法が限界を迎えている現状
ケアマネジャーへの営業訪問やチラシ配布は、今でも重要な集客チャネルです。
しかし、競合施設が同じ手法をとるなかでは差別化が難しくなっています。
地域包括支援センターとの関係構築にも時間がかかるため、短期間で成果を出したい事業所にとっては「もう一手」が必要な状況です。
この「もう一手」として、デジタル発信とAI活用が現実的な選択肢になりつつあります。
介護×AI活用で変わる集客の仕組み——デイサービス集客の新常識
◇AIを使った「見込み利用者」の分析とターゲティング
地域の高齢者人口や要介護認定率のデータは、自治体の公開情報から入手できます。
これらをAIツールに読み込ませて分析すると、
「どのエリアに潜在的な利用者が多いか」
「どの介護度のニーズが増加傾向にあるか」
といった示唆を得ることが可能です。
感覚的に行っていたエリアマーケティングを、データに裏付けられた判断へ切り替える第一歩になります。
▼ プロンプト例
「以下の地域別・要介護度別の認定者数データをもとに、当デイサービス（所在地：○○市△△町）の集客ターゲットとして優先度が高いエリアを3つ提案し、理由も添えてください。」
◇AIチャットボットによる問い合わせ対応の自動化
ご家族が施設を探すのは、仕事終わりの夜間や休日が多いものです。
しかし、多くの事業所は営業時間内しか電話対応ができません。
ホームページにAIチャットボットを設置すれば、24時間いつでも基本的な質問に自動で回答でき、問い合わせのハードルを大きく下げられます。
「まず聞いてみよう」と思ってもらえる入口を増やすことが、利用者獲得の起点になります。
◇AIを活用したSNS・ブログ発信で「選ばれる施設」になる方法
「発信が大事なのはわかっているけれど、書く時間がない」
——これは現場から最もよく聞く声のひとつです。
生成AIを活用すれば、日々のレクリエーション報告やイベント告知の投稿文を短時間で作成できます。
写真に添えるキャプションやハッシュタグの提案もAIに任せることで、発信の「頻度」と「質」を無理なく両立させることが可能です。
▼ プロンプト例
「デイサービスで行った季節の貼り絵レクの写真をInstagramに投稿します。利用者のご家族が安心感を持てるような温かいトーンで、100文字以内のキャプションとハッシュタグ5つを提案してください。」
利用者獲得につなげるAI活用の実践ステップ
ステップ1——現状の稼働率データを「見える化」する
まず取り組みたいのは、自施設の稼働率の正確な把握です。
曜日別・時間帯別に利用率を集計し、「どこに空きが集中しているか」を明確にすることがすべての出発点になります。
Excelに入力した利用実績データをAIに渡せば、グラフ化や傾向分析を効率的に行えます。
| 分析の視点 | 確認すべき項目 | AIに依頼できること |
|---|---|---|
| 曜日別稼働率 | 月〜土の利用者数推移 | 空きが多い曜日の特定と要因仮説の提示 |
| 時間帯別利用状況 | 午前・午後・延長の内訳 | 利用パターンの可視化とグラフ作成 |
| 月次トレンド | 直近6〜12か月の推移 | 季節変動の検出と対策時期の提案 |
▼ プロンプト例
「添付のExcelデータ（曜日別・月別の利用者数）を分析し、稼働率が低い曜日と時期を特定してください。改善に向けた施策案も3つ提示してください。」
ステップ2——ケアマネ向け営業資料をAIで効率作成
ケアマネジャーは多忙です。
伝えたい情報を簡潔に、かつ魅力的にまとめた資料を持参することで、短い面談時間でも印象に残る営業が実現します。
施設の特色・空き状況・対応可能な介護度などの情報をAIに整理させれば、見やすいワンページ資料を短時間で仕上げることができます。
ステップ3——体験利用・見学の導線をAIで最適化
問い合わせから見学、体験利用、契約に至るまでの「導線」に、取りこぼしが生じていないかを確認しましょう。
たとえば、見学後に自動でお礼メールを送る仕組みをAIで構築すれば、フォロー漏れを防ぎながらスタッフの業務負担も軽減できます。
小さな自動化の積み重ねが、利用者獲得率の底上げにつながります。
稼働率改善にAIを導入した介護事業所の活用イメージ
◇デイサービスA事業所——曜日別の空きをAI分析で偏り解消
ある通所介護事業所では、水曜と金曜に空きが集中していることに気づいていながら、有効な対策を打てずにいました。
そこでAIツールに利用実績データを読み込ませ、空きの発生パターンを分析。
結果として
「水曜は通院日と重なりやすい」
「金曜は家族の在宅勤務日で利用控えが起きやすい」
といった仮説が見え、曜日変更の提案や水曜限定の特別プログラムを実施することで、稼働率の平準化に取り組むイメージです。
◇デイサービスB事業所——AI活用のSNS運用で新規問い合わせ増
別の事業所では、Instagram投稿を月2回程度しか行えていませんでした。
生成AIを導入し、レクリエーションの写真に添える文章やハッシュタグを自動提案する運用に切り替えたところ、投稿頻度が週3回まで向上。
地域名での検索流入が増え、ご家族からの見学問い合わせが増加するイメージです。
発信の「量」がそのまま「接点の数」に直結した好例といえます。
AI導入に不安がある施設長・経営者が押さえるべきポイント
◇「ITに詳しくない」でも始められる導入の第一歩
「AIなんてうちには早い」と感じる方も多いかもしれませんが、実際の導入は難しいものではありません。
まずは無料で使えるChatGPTやGoogleの生成AIに、日常業務のちょっとした文章作成を任せてみるだけでも十分です。
大切なのは「一気に変える」のではなく、「一つの業務で試してみる」というスモールスタートの姿勢です。
| 導入段階 | 取り組み内容の例 | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| 初級（まず触れる） | 議事録の要約、お知らせ文の下書き | 作業時間短縮の実感 |
| 中級（業務に組み込む） | 営業資料の作成、SNS投稿文の生成 | 発信頻度とクオリティの向上 |
| 上級（仕組み化する） | データ分析、問い合わせ自動対応 | 稼働率改善への直接的な寄与 |
◇個人情報保護と介護現場でのAI利用ルール
AIツールに利用者の個人情報をそのまま入力することは避けるべきです。
氏名や住所を伏せた状態でデータを扱う、社内でAI利用のガイドラインを策定するなど、情報管理の基本を整えたうえで活用することが信頼性の維持につながります。
厚生労働省のガイドラインや業界団体の指針も参考にしながら、安全な運用体制を整えましょう。
◇外部の専門家を活用して確実に成果を出す方法
自力での導入に不安がある場合、AI活用に精通した外部パートナーと連携するのも現実的な選択肢です。
介護業界の業務フローを理解したうえでAI導入を支援できる専門家であれば、現場に即した形でのツール選定や運用定着までを伴走してもらえます。
「何から始めればいいかわからない」という段階こそ、外部の知見を借りる価値は大きいといえるでしょう。
さいごに
介護事業所の稼働率改善は、属人的な営業力に頼る時代から、データとAIを活かした「仕組み」で成果を生み出す時代へと確実に移行しています。
大切なのは、最初から完璧を目指すのではなく、まずは自施設の稼働率データを整理するところから一歩を踏み出すことです。
弊社 ケアオフィスリンク株式会社では、介護業界の現場実務に精通したスタッフが、生成AIの導入・活用支援からバックオフィスの業務効率化まで一括してサポートしております。
「うちでもAIを使ってみたい」「集客の仕組みを見直したい」とお感じの方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。
2026年3月24日 カテゴリー： AI
