バックオフィスでは紙の書類対応や反復的な手続きなどに日々多くの時間を割かれがちです。

しかし近年、こうした事務作業の自動化への期待が高まる中、生成AI（Generative AI）の活用が注目を集めています。

例えば従来は人手で行っていた書類作成やデータ入力などを自動化することで、担当者はより重要な業務に時間を充てられるようになります。

業務効率化への要求が高まる中、ChatGPTに代表される生成AIはビジネス界で大きな可能性を秘めています。

 

近年では「人事 AI ツール」や「総務 生成AI」といった言葉も聞かれるように、バックオフィスにおける業務効率化と自動化への関心が高まっています。

2024年の米国調査によれば、人事担当者の約4分の1がすでに何らかのAIを業務に利用し始めており、その多くがここ1年以内に導入を開始したと報告されています。

生成AIは文章の作成や要約といった用途で既に有用性を示しつつあり、ルーティン業務の負担軽減によって戦略的な取り組みにリソースを振り向ける余地を生み出しています。

 

本テーマでは、主に中小企業の経営者や個人事業主、人事・総務担当者の方々に向けて、バックオフィス業務に生成AIを導入するメリットと全体像、人事部門での具体的な活用シナリオ、総務部門での生成AIツール選定と導入手順、そして成功事例と失敗を防ぐポイントをご紹介します。

 

生成AI導入の全体像とメリット

まず、生成AIとはユーザーからの指示（プロンプト）に応じて新たなコンテンツ（文章や画像など）を生成するAI技術のことです。

従来の業務システムがデータの蓄積や計算処理を得意としていたのに対し、生成AIは人間が行っていた文章作成や要約、アイデア出しといった創造的作業を支援できる点が画期的です。

 

バックオフィス業務への生成AI導入は企業規模を問わず進み始めており、人事・総務担当者の業務スタイルを大きく変えつつあります。

生成AI導入の全体像を捉えると、それは単なるツール導入ではなく業務プロセスの再設計（いわゆるバックオフィスDX）の一環です。

AIを使って定型業務を自動化・高速化し、社員はより付加価値の高い業務に集中する──これが目指す姿です。

実際、生成AIの活用により「従業員が管理的な事務作業に費やす時間を最大60〜70%削減できる可能性がある」という分析結果も報告されています。

 

ここで、生成AI導入によって得られる主なメリットを整理してみます。

 

業務効率の向上と時間短縮

文章のドラフト作成やデータの要約をAIが数秒〜数分で行うため、これまで数時間かかっていた作業が大幅に短縮されます。

例えば、社内報告書の下書き作成をAIに任せることで担当者は内容の吟味と調整に専念でき、全体の作業時間を減らせます。

 

コスト削減と生産性向上

作業の自動化により残業削減や人件費の節約が期待できます。

同時に、空いた時間で他の業務を進められるため、生産性が向上し結果的にコスト効率の良い運営が可能となります。

 

アウトプット品質の安定

生成AIは与えられた指示に基づき一定のフォーマットやスタイルでアウトプットを生成するため、書類や資料の体裁を揃えやすくなります。

人手によるミス（タイポや計算誤り）も減り、チェックに費やす手間も軽減します。

 

従業員エンゲージメント向上

社内問い合わせへの迅速な回答や、手厚いサポートが実現すれば社員の満足度が向上します。

例えば、AIチャットボットが福利厚生や手続きに関する質問に即答できれば、従業員はストレスなく必要な情報を得られます。

その結果、人事・総務部門への信頼感や社内全体のエンゲージメント向上につながります。

 

戦略業務へのシフト

反復作業から解放された担当者は、人材戦略の立案や職場環境の改善策検討など、本来注力すべき戦略的業務に時間を充てられます。

例えば人事担当者であれば、採用ブランディングや社員育成計画の策定により多くの時間を割けるようになります。

生成AI導入は「人間にしかできない仕事」に集中するための土台を作ると言えるでしょう。

 

 

以上のように、生成AIの導入はバックオフィス業務にもたらすメリットが多岐にわたります。

ただし最大限の効果を得るには、具体的な業務シナリオをイメージしながら適切に活用することが重要です。

次章では、人事部門における生成AI活用シナリオの具体例を見ていきます。

 

人事部門での具体的活用シナリオ

人事部門の業務には、採用・研修・労務管理・評価・社員対応など多岐にわたるタスクがあります。

これらの領域で利用可能な生成AIや人事 AI ツールの具体例として、以下のようなシナリオが考えられます。

 

採用と人材獲得

求人票や採用ページの作成に生成AIを活用できます。

入力した募集要項のキーワードに基づき、魅力的な求人広告文をAIが下書きしてくれるため、担当者は表現調整に専念できます。

実際、米国SHRMの調査では65%もの人事担当者が求人記述の作成にAIを活用しているとの報告もあります。

また、応募者へのカスタマイズされたメール返信（面接日程の案内や不採用通知）をAIが自動生成し、人事担当者の手間を減らすことも可能です。

 

新入社員のオンボーディング支援

入社手続きや社内規程の案内など、新人が必要とする情報提供をチャットボットで自動化できます。

例えば、就業規則や福利厚生に関する新人からの質問にAIチャットボットが24時間対応すれば、担当者が不在でも即座に回答できます。

これにより新人の不安を早期に解消し、スムーズな立ち上がりを支援できます。

必要に応じて、社内イントラネット上で手続きフローを対話形式で案内することも可能です。

 

社内研修と人材育成

社員研修のカリキュラム策定や学習コンテンツの作成にも生成AIが役立ちます。

例えば、社員のスキル情報をもとに個々人に適した学習プランをAIが提案したり、研修テキストやクイズ問題を自動生成したりできます。

これにより人材育成担当者は研修の質向上に注力でき、社員も自分のペースで最適なトレーニングを受けられます。

 

評価・フィードバック業務

人事考課の際には、1年間の360度評価コメントや業績データを生成AIが要約し、評価レポートのドラフトを作成する、といった活用が可能です。

上長はAIがまとめた下書きをもとに具体的なコメントを追記するだけで済むため、評価文書の作成時間が大幅に短縮されます。

これにより評価者は面談準備やフィードバック面談そのものにより時間を割け、評価の質と公平性が向上します。

 

従業員エンゲージメント向上策

従業員向けの社内ニュースレターや表彰コメントなどもAIが提案・下書きできます。

例えば、毎月の社内報に載せる文章案を生成AIがいくつか生成し、人事担当者が最終調整する形です。

さらに、社内アンケートの自由記述回答をAIが分析・要約し、職場の課題や従業員満足度の傾向を掴むといった使い方もあります。

大量のフィードバックをAIが短時間で整理してくれるため、問題発見と対策立案のスピードが増し、結果的に社員エンゲージメント向上に繋げることができます。

これらは一例ですが、人事領域では他にも労務手続きの文書作成支援（雇用契約書のドラフト生成や就業規則の改訂案作成）、人員計画のシミュレーション（異動・配置シナリオの自動提案）など、生成AIの応用範囲は多岐にわたります。

重要なのは、人事担当者の「伴走者」としてAIを位置づけることです。

AIが下書きや情報整理を行い、最終判断や人間味のある対応は人事担当者が行うという役割分担を明確にすることで、AIの力を借りつつ人間らしい柔軟な対応を両立できます。

 

総務部門での生成AIツール選定と導入手順

一方、総務部門（一般管理部門）でも生成AIは幅広い業務で活用が期待されます。

社内文書の作成・管理、各種手続きの案内、社内イベント運営、施設・備品管理、経理や法務サポートまで、総務の仕事は多岐にわたります。

これらバックオフィス全般の業務効率化にも生成AIが役立つ場面は多いでしょう。

例えば、会議の議事録作成をAIが補助したり、社内FAQデータベースと連携したチャットボットが「社用車の予約方法」や「備品発注の手順」といった問い合わせに答えたりといった具合です。

 

では、総務部門がこうした生成AIを導入するには何から始めれば良いでしょうか。

 

闇雲にツールを導入するのではなく、自社の課題に合った生成AIツール選定と慎重な導入手順が成功の鍵となります。一般的には、次のようなステップで進めると効果的です。

 

課題とニーズの明確化

まず総務業務の中で時間や工数がかかっている作業を書き出し、どの業務を自動化・効率化したいかを整理します。

例えば

「定型的な社内通知文の作成に時間がかかっている」

「社内からの問い合わせ対応で手一杯」

といった課題を洗い出します。

これにより、生成AIに期待する役割（文章生成なのか、チャットボットなのか、データ要約なのか）が明確になります。

 

ツールの調査・選定

次に、市場にどのようなAIツールがあるか情報収集します。

ChatGPTのような汎用的な対話AIから、業務文書の要約に特化したソフト、プログラミング不要で社内チャットボットを構築できるサービス、さらにはMicrosoft 365 Copilotのように既存の業務ソフトと連携できるものまで、多様な選択肢があります。

大切なのは自社のセキュリティポリシーや予算、そして日本語対応の精度などを考慮して最適なAIツールを選ぶことです。

例えば機密データを扱う場合はオンプレミス型や企業向けのサービスを選択し、外部に情報が漏れないようにする配慮も必要です。

 

社内体制の整備とIT部門との連携

ツール選定と並行して、社内での受け入れ体制を整えます。

情報システム担当者やITベンダーとも連携し、選定したツールを社内システムと問題なく連動できるか、必要なデータを適切に供給できるかを検討します。

 

また利用規程の策定も重要です。

社員が安心してAIを使えるよう

「機密情報は入力しない」

「最終結果は必ず人間が確認する」

といった基本ルールを予め定めておきます。

 

パイロット導入（試行）

いきなり全業務に適用するのではなく、影響が限定的な範囲でパイロット導入します。

例えば総務課内の1チームや、特定の業務（例：会議議事録の自動作成支援）で数週間から数ヶ月試行し、効果を測定します。

試行期間中に、AIの出力精度や使い勝手、業務フロー上の課題を洗い出し、本格導入に向けた調整を行います。

 

ユーザー教育とトレーニング

パイロット導入の結果を踏まえ、実際に利用する総務スタッフへの教育を実施します。

生成AIの得意・不得意や注意点（例えば曖昧な指示には曖昧な答えしか返せないこと、最新情報には弱い可能性があること等）を周知し、上手な使い方をトレーニングします。

スタッフがAIを使いこなすことで、真の効率化効果が発揮されます。

また「AIに仕事を奪われるのでは？」という不安を払拭し、AIはあくまで業務支援ツールであり自分たちの補助をしてくれる存在だと理解してもらうことも大切です。

 

本格展開とフォローアップ

準備が整ったら本格的に業務へ展開します。導入後も定期的に効果測定を行い、業務プロセスの改善を続けます。

ユーザーからのフィードバックを収集し、

「もっとこう使いたい」

「ここはAIより人手の方が良い」

といった声を反映させて運用ルールやAIの設定を微調整します。

場合によっては新たな機能を追加導入したり、別の部署（経理や営業管理など）へ水平展開したりして、組織全体でバックオフィスDXを推進していきます。

 

以上が大まかな導入手順です。

 

ポイントは、小さく始めて効果と課題を見極めながら段階的に拡大すること、そしてIT部門とも協力しつつセキュリティやコンプライアンスに配慮することです。

特に社内規程や法律に抵触しないか、サイバーセキュリティ上のリスクがないかといった観点で事前にリスク分析を行っておくことが重要です。

生成AI活用の効果と安全性を両立させるために、導入プロジェクトチームを組成して計画的に進めると良いでしょう。

 

成功事例と失敗を防ぐポイント

成功事例：中小企業A社の場合

最後に、ある企業の成功事例を例に生成AI導入の効果をイメージしてみましょう。

社員数50名ほどの製造業A社では、これまで人事・総務担当者わずか2名で全社のバックオフィス業務を切り盛りしており、日常業務に追われていました。

 

そこで同社は生成AIを試験導入し、人事・総務業務の効率化に乗り出しました。

 

まず人事領域では、採用業務にChatGPTベースの文章生成AIを活用しました。

人事担当者はAIに求める人材像を入力し、求人票のドラフトを自動生成。

従来は白紙から1時間かけて書いていた求人票を、AIの下書きベースで推敲するだけで済み、大幅な時間短縮に成功しました。

さらに応募者への案内メールもテンプレートをAIに作らせ、個別調整部分のみ人手で追記する運用に切り替えたところ、メール対応の負担も軽減しました。

 

次に総務領域では、社内問い合わせ対応にAIチャットボットを導入しました。

社内の備品申請や経費精算のやり方など、これまで総務担当者が繰り返し回答していた定型質問に対し、チャットボットが社内規程集をもとに即答するようにしたんです。

社員からは

「ちょっとした質問をするのに気兼ねがいらず助かる」

「回答を待つ時間がなくなり業務がスムーズになった」

と好評で、総務担当者自身も問い合わせ対応に追われる時間が月に20時間以上削減されました。

さらに会議の議事録作成では、録音データを文字起こししたテキストを生成AIが要約する仕組みを試験運用し、議事録作成時間を従来比50%カットしています。

A社ではこれらの施策により、人事・総務担当者2名の月間残業時間合計が30時間減少し、その分を就業規則の見直しや福利厚生プログラムの企画立案といった改善活動に充てることができるようになりました。

結果として社員満足度も向上し、経営陣からも「バックオフィス業務が会社の成長に貢献している」という評価を得るまでになりました。

 

失敗を防ぐポイント

上記のように生成AI導入は大きな効果をもたらしますが、進め方を誤ると期待した成果が得られない可能性もあります。

 

以下に、失敗を防ぐためのポイントを挙げます。

 

◆目的と優先順位を明確に

なんとなく流行だからと導入するのではなく、

「何のために導入するのか」

「どの業務を優先的に効率化したいのか」

を明確にしましょう。

目的が不明確だと効果検証もできず、現場の理解も得られません。

まずはKPI（例：処理時間○%削減など）を設定し、小さな成功体験を積み重ねることが重要です。

 

◆適切なデータとプロンプトを用意

生成AIは与えられたデータや指示によってアウトプットが左右されます。

社内で使う場合は、古いマニュアルや誤情報を学習させない、意図が正確に伝わるプロンプト（指示文）を工夫する、といった対応が必要です。

最初に期待通りの結果が出なくても、指示の出し方を変えるだけで改善するケースも多いため、試行錯誤を厭わない姿勢が大切です。

 

◆人間によるレビューとガバナンス

生成AIから出力された内容は必ず人間がチェックしましょう。

AIは時に事実と異なる情報（いわゆる「幻覚」）をそれらしく作り出してしまうことがあります。

また、微妙なニュアンスや社内の事情を考慮できない場合もあります。

最終的な意思決定や対外的な文章は人間が確認・修正するフローを組み込んでおけば、誤った情報発信やトラブルを防げます。

社内ルールとしても「AIの回答をそのまま鵜呑みにしない」ことを徹底しましょう。

 

◆セキュリティとコンプライアンスの確保

生成AI導入にあたっては情報セキュリティや法令遵守の観点でのリスク管理も不可欠です。

例えば外部クラウドAIを使う場合、機密情報が外部サーバに保存されるリスクに注意し、機微情報はマスキングして入力する、契約上データ削除を保証するサービスを選ぶ、といった対策が考えられます。

また、AIが生成するコンテンツに偏見や差別的表現が含まれないよう監視する仕組みも重要です。

事前に法務・コンプライアンス部門やIT部門と協力し、考え得るリスク要因（知的財産の扱い、データ保護、偏った判断の排除など）を洗い出して対策を講じておくと安心です。

 

◆現場との十分なコミュニケーション

AI導入による業務フローの変化について、現場社員への説明と合意形成を怠らないようにしましょう。

現場が置き去りだと「何を勝手に変えているのか」と抵抗が生じ、ツールを使ってもらえない事態にもなりかねません。

導入目的や期待効果を共有し、不安や疑問に答えながら進めることで、現場の協力を得やすくなります。

特に総務・人事部門は社内調整役でもありますので、自部署内だけでなく他部署との連携も大切にしましょう。

 

◆継続的な改善と学習

導入して終わりではなく、使いながら改善を続ける姿勢が成功につながります。

定期的に効果測定を行い、「この業務も自動化できそうだ」「この部分は人手の方が良い」などの気づきを得て、運用を柔軟に見直していきます。

また、新たな生成AI技術やツールの情報収集を続け、自社業務への応用可能性を探る学習姿勢も欠かせません。

変化の激しい分野だからこそ、キャッチアップを続けることで常に最適な運用を維持できます。

 

 

以上のポイントを念頭に置くことで、生成AI導入の失敗リスクを下げ、着実に効果を出していくことができるでしょう。

特に初期段階では慎重なくらいが丁度よく、小さな成功の積み重ねがやがて大きな成果へと繋がります。

 

さいごに

生成AIを活用することで、バックオフィスはこれまで以上に効率的かつスマートな職場へと進化していくでしょう。

日常的な事務処理の多くが自動化され、担当者は人にしかできない創造的な業務や戦略立案に注力できる環境が実現します。ある分析では将来的に事務作業の60〜70%が自動化可能とも言われており、それが実現すればバックオフィス部門の役割は「単なる事務処理」から「組織を支える戦略パートナー」へと大きく様変わりするはずです。

 

実際、生成AIによって削減された工数は対人コミュニケーションや社員サポートに振り向けられ、社員経験価値（EX：Employee Experience）の向上や組織力強化にもつながっていきます。

 

人事・総務といったバックオフィス業務は、一見裏方に思われがちですが、企業全体の生産性や働きやすさを左右する重要なポジションです。

生成AIの活用により、これらバックオフィス部門がより戦略的かつ創造的な貢献を果たせるようになります。

中小企業やスタートアップでも、今から少しずつAI活用に取り組むことで将来の大きな波に乗り遅れずに済むでしょう。

 

社員が本来の業務に集中できる環境を整えるために、そして企業競争力を高めるために、ぜひ事務作業×自動化の流れを味方につけてバックオフィス業務の次世代化を進めてみてください。

革新的なツールと人間の力を組み合わせることで、生産性と働きがいが両立する未来志向の職場が実現できるに違いありません。

　

2025年4月23日　カテゴリー： 未分類