謹んで新春のお慶びを申し上げます。2026年の幕開けとともに、先生方の事務所も新たな決意でスタートされたことと存じます。

さて、1月といえば、個人の確定申告や3月決算に向けた準備が本格化する、まさに繁忙期の入り口です。
「今年はこそは業務フローを見直したい」と考えつつも、日々のクライアント対応に追われ、気づけばメール返信や資料作成だけで午前中が終わってしまう……。そんな歯がゆい思いをされてはいないでしょうか？

税理士業務の本質は、高度な専門知識を用いた「判断」と「助言」にあります。しかし、現実は「文字入力」という単純作業がその貴重な時間を侵食しているケースが少なくありません。

本テーマでは、進化を続ける生成AI（ChatGPT等）を活用し、会計事務所の「書く業務」を劇的に効率化する手法を解説します。専門的なプログラミング知識は一切不要です。明日から使える具体的なプロンプト（指示文）と共に、新しい時代の事務効率化をご提案します。

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税理士の業務は「文字作成」が9割？事務効率化の鍵はAI活用

◇会計事務所の事務効率を下げる「見えない負担」

税理士事務所の業務を棚卸ししてみると、驚くほど多くの時間が「テキスト生成」に費やされていることに気づかされます。

これらは一つひとつ見れば5分、10分の作業かもしれません。しかし、これらが積み重なることで発生する「塵も積もれば山となる」時間のロスは計り知れません。特に、言葉選びに慎重さが求められる対外的な文書作成は、心理的な負担も大きく、スタッフの疲弊を招く「見えない重石」となっています。

◇なぜ今、税理士業界でAI導入が急務なのか

労働人口の減少が加速する中、優秀な会計スタッフの採用は年々難易度を増しています。もはや「人海戦術」で事務作業をこなす時代は終焉を迎えました。

AIに任せられる業務は大胆に委譲し、人間は人間にしかできない「付加価値の高い相談業務」や「経営支援」にシフトする。これこそが、事務所の生産性を高め、顧問先満足度を向上させる唯一の解なのです。

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【実践編】税理士業務ですぐ使える！AIメール作成術

では、具体的にどう活用すべきか。まずは最も頻度が高い「メール作成」から改革を始めましょう。

◇気を遣う「資料督促・リマインド」メールの自動生成

会計事務所にとって最も精神的ストレスがかかる業務の一つが、資料提出が遅れているクライアントへの「督促」ではないでしょうか？

「早く出してほしいが、角は立てたくない」
この微妙なニュアンスを調整するために、モニターの前で数分間悩んでしまうことも珍しくありません。

AIを活用すれば、こうした「感情労働」を伴うメール作成も一瞬です。以下の表は、人間とAIの作業時間の比較目安です。

業務内容	人間が作成（推敲含む）	AIが作成（確認・微修正のみ）	削減効果
定型的なリマインド	5〜10分	30秒〜1分	約90%減
複雑な質問への一次回答	15〜20分	2〜3分	約85%減
時候の挨拶文作成	5分	10秒	ほぼゼロ

◇活用プロンプト例：やんわりとした督促

実際にChatGPT等に入力して使えるプロンプト（指示文）をご紹介します。これをコピーして、状況に合わせて微調整するだけで、丁寧な督促メールが完成します。

【プロンプト例】

役割： あなたは丁寧で信頼感のある税理士事務所の秘書です。

目的： クライアントの〇〇社長に対して、確定申告に必要な領収書の送付をお願いするメールを作成してください。

条件：

　・期限は来週の金曜日までです。

　・以前一度お願いしていますが、まだ届いていません。

　・相手を責めることなく、事務処理が遅れると社長にとって不利益
　（申告期限ギリギリになる等）があることをやんわりと伝えてください。

　・ビジネスライクすぎず、親しみのあるトーンでお願いします。

このように、「条件」として「やんわりと」「相手を責めずに」といったトーンの指定を行うことが、AIを使いこなすコツです。

◇時候の挨拶や税制改正のお知らせ

毎月のニュースレターや、インボイス制度・電帳法などの制度改正案内も、ゼロから書く必要はありません。「〇〇制度の改正ポイントを、専門用語を使わずに中小企業の社長向けに3点で要約し、メール本文にして」と指示すれば、非常にわかりやすいドラフトが生成されます。

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メールだけじゃない！ChatGPTによる書類作成・文書生成活用法

メールでAIの利便性を体感したら、次はより重厚な「書類作成」へとステップアップしましょう。

◇訪問記録・会議議事録の要約と日報作成

顧問先への訪問後、メモ書きしたノートを見ながら報告書を清書する作業。これもAIの得意分野です。箇条書きの乱雑なメモを渡すだけで、論理構成の整ったビジネス文書に変換してくれます。

【プロンプト例】

役割： プロのライター兼会計事務所スタッフ

指示： 以下の箇条書きメモをもとに、上司に提出する「訪問報告書」を作成してください。

構成： 結論、決定事項、次回のアクションプラン、所感

メモ内容：

　・A社訪問、社長と面談

　・売上は順調だが、人件費高騰が悩みとのこと

　・来期の融資について相談あり、メインバンクへの同行を希望された

　・資料は来月10日までに揃えてもらうことになった

　・社長の体調良さそう、ゴルフの話で盛り上がった

このプロンプトを使えば、「社長とのゴルフの話」を適切な「所感（アイスブレイクとして有効だった等）」に変換するなど、文脈を汲み取った報告書が生成されます。

◇所内マニュアル・業務手順書の整備

「業務の標準化」は重要ですが、マニュアル作成は後回しにされがちです。AIを使えば、新人スタッフ向けのQ&A集や、会計ソフトの入力手順書の構成案を短時間で作成できます。

例えば、「新人が間違いやすい交際費と会議費の区分について、〇〇円基準を含めてわかりやすく解説するマニュアルの章立てを作って」と指示するだけで、骨子が瞬時に出来上がります。

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安全に使うために知っておくべき注意点

魔法の杖のように見えるAIですが、税理士という職業柄、絶対に守らなければならないルールがあります。

◇顧客情報・機密情報の取り扱い

無料版のChatGPTなど、入力データが学習に使われる設定になっているAIツールに、「具体的な個人名」「法人名」「マイナンバー」「詳細な決算数値」を入力することは厳禁です。

プロンプトに入力する際は、「A社」「〇〇円」のように伏せ字にするか、抽象化して入力する習慣を徹底してください。セキュリティは信頼の礎です。

◇AIは「優秀な新人アシスタント」と心得る

生成される文章は非常に滑らかですが、内容は時に不正確（ハルシネーション）な場合があります。特に税法解釈においては、最新の改正が反映されていない可能性もあります。

あくまでAIは「下書きを作る優秀なアシスタント」であり、最終的な決裁印を押す（内容を保証する）のは税理士である先生ご自身であることを忘れないでください。

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さいごに

メールや報告書作成といった「守りの業務」をAIに任せることで、先生やスタッフの皆様は、顧客の未来を創造する「攻めの業務」に全力を注げるようになります。まずは1日1通のメール作成から、AIという頼れるパートナーを迎え入れてみてはいかがでしょうか。

弊社 ケアオフィスリンク株式会社は、こうした生成AI活用支援はもちろん、会計事務所様特有のバックオフィス業務のアウトソーシング（経理・労務代行や書類作成支援）も行っております。

「AI導入を進めたいが、セキュリティ研修から始めたい」

「繁忙期の事務作業だけでも外注して、本業に集中したい」

そのようなお悩みがございましたら、ぜひ一度ご相談ください。
先生方が「先生にしかできない仕事」に専念できる環境作りを、実務とテクノロジーの両面からサポートいたします。

　

2026年1月5日　カテゴリー： AI