「一生懸命時間をかけてメールを書いたのに、顧問先から『難しくてよく分からないから電話して』と言われてしまった」

このような経験に、胸を痛めたことはありませんか？

税法の条文を確認し、間違いのないように、正確に――。
そう思って書けば書くほど、皮肉にも読み手である経営者との距離は広がってしまいます。これを私たちは「専門家の壁」と呼んでいます。

専門家として正確性を期すのは当然の責務です。しかし、それが顧客満足度を下げる原因になってしまっては本末転倒でしょう。
特に、現場に出始めたばかりの若手スタッフにとって、知識を「噛み砕いて伝える」スキルは、税務知識そのものと同じくらい重要かつ習得が難しいものです。

そこで提案したいのが、ChatGPTなどの生成AIを「翻訳機」として活用するアプローチです。

本テーマでは、AIの力を借りて、難解な税務説明文を誰にでも伝わる言葉に変換し、顧問先対応を効率化する具体的なメソッドを公開します。
先生方の専門知識とAIの表現力が掛け合わされば、顧客対応は劇的にスムーズになります。

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税務説明が顧問先に「伝わらない」3つの原因

なぜ、私たちの言葉は経営者に届かないのでしょうか。

多くの税理士事務所で散見される「伝わらない説明」には、共通する3つのボトルネックが存在します。

◇専門用語の多用と前提知識のズレ

私たち税理士業界の人間にとって、「損金」「益金」「簡易課税」「減価償却」といった言葉は日常会話の一部です。
しかし、多くの経営者、特に創業間もない社長にとって、これらは馴染みのない外国語も同然です。

以下の表をご覧ください。専門家の脳内と顧客の脳内には、これだけの乖離があります。

税理士が使う言葉	顧客（経営者）の脳内変換	生じる感情
損金不算入	「経費にならない？なんで？」	不満・疑問
借方・貸方	「どっちがプラスでどっちがマイナス？」	混乱
役員報酬の定期同額	「自分の給料なのに自由に変えられないの？」	窮屈さ

このズレを認識せずに「条文通り」の説明を続けることは、コミュニケーションコストを増大させるだけです。

◇結論が見えにくい長文メール

正確さを期すあまり、メールの冒頭に「法人税法第〇条〇項に基づき～」といった根拠規定や、「ただし、以下の場合は例外として～」という長大な注釈を入れていませんか？

経営者が知りたいのは、「結局、いくら払うのか」「何を用意すればいいのか」という結論です。前置きが長い文章は、スマホでメールを確認する忙しい社長にとって、読む気を削ぐ最大の要因となります。

◇相手の業界・職種に合わせた言葉選びの不足

同じ税務の話でも、相手が「飲食店の店長」なのか「IT企業の社長」なのかによって、響く言葉は異なります。

例えば、減価償却の説明をする際、飲食店なら「厨房機器の劣化」で例えるべきですし、IT企業なら「サーバーやPCの陳腐化」で例えるべきです。この「相手の文脈に合わせる」という配慮が欠けると、説明は他人事として処理されてしまいます。

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ChatGPTで税務解説が変わる！AIを「翻訳機」として使う方法

ここからは、実際にChatGPTを使って税務解説を劇的に分かりやすくするテクニックを紹介します。AIは単なる自動生成ツールではなく、あなたの思考を顧客のレベルに合わせて翻訳してくれる優秀なアシスタントです。

◇難しい条文を「中学生でも分かるように」変換する

最も即効性があるのが、「ターゲットを指定した翻訳」です。

例えば、インボイス制度の複雑な特例を説明する場合、以下のようなプロンプト（指示文）が有効です。

【有効なプロンプト例：平易化】

このように具体的なペルソナ（パン屋さん）とレベル感（中学生）を指定することで、AIは驚くほど平易な言葉を選び出してくれます。

◇例え話（メタファー）をAIに生成させるテクニック

抽象的な概念を伝えるには「例え話」が最強の武器です。しかし、適切な比喩を瞬時に思いつくのは至難の業。そこでAIの出番です。

【有効なプロンプト例：比喩生成】

これにより、「一度に経費にするのではなく、ハサミが切れなくなっていくように、少しずつ価値を使っていくイメージです」といった、相手の腹落ちする表現を生成できます。

◇冷たい印象の文章を「親しみやすいトーン」に書き換える

税金の話は、どうしても「冷たい」「怖い」「事務的」になりがちです。特に納税額を伝えるメールなどは、受け取り手の心理的負担が大きいものです。AIを使ってトーン＆マナー（トンマナ）を調整しましょう。

【有効なプロンプト例：トーン調整】

このひと手間で、「事務的な督促」が「経営をサポートするための提案」へと印象が変わります。

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AI活用で実現する「顧問先対応効率化」と信頼度アップ

税理士×説明×AI活用は、単に文章作成を楽にするだけではありません。事務所全体の生産性と、顧客からの信頼度を同時に高める施策です。

◇メール作成時間の短縮と心理的負担の軽減

「この表現で怒られないかな…」
「もっと分かりやすく書かないと…」
と悩み、1通のメールに30分もかけていては業務が回りません。

AIを叩き台として使うことで、ゼロから文章を考える時間は消滅します。
80点のドラフトをAIに作らせ、残りの20点を人間が修正する。このフローにより、若手スタッフは本来注力すべき「巡回監査」や「経営分析」「数値のチェック」に時間を割けるようになります。

◇ラリー（返信回数）の減少による生産性向上

分かりやすい説明は、一度で伝わります。

「これってどういう意味？」「電話で教えて」という折り返しの連絡が減れば、顧問先対応の効率化は劇的に進みます。電話対応による作業中断が減ることは、ミスの削減にも直結します。

◇若手スタッフの「説明力」トレーニングとしての活用

実は、これが最大のメリットかもしれません。

AIが出力した「分かりやすい説明」を日常的に目にすることで、若手スタッフ自身の中に「こう言い換えれば伝わるのか」という引き出しが増えていきます。AIは業務ツールであると同時に、24時間文句を言わずに手本を見せてくれる「教育係」にもなり得るのです。

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AI生成文を使う際の注意点と「プロのひと手間」

魔法のようなAIですが、万能ではありません。プロとして使用する際の「作法」があります。

◇ハルシネーション（誤情報）のリスク確認

AIはもっともらしい顔をして嘘をつくこと（ハルシネーション）があります。特に税法は頻繁に改正されるため、古い情報を参照している可能性もゼロではありません。

出力された文章の「根拠」や「数字」については、必ず税理士としての知識でファクトチェックを行ってください。「AIが書いたから」はプロの言い訳にはなりません。

◇最後は「人間」の言葉で寄り添う

AIで作った文章は、論理的で分かりやすい反面、どこか無機質な部分が残ることもあります。

送信ボタンを押す前に、必ず「プロのひと手間」を加えてください。

このような、あなたにしか分からない相手固有の事情（コンテキスト）を一行加えるだけで、そのメールは「AIの文章」から「信頼できる担当者からの手紙」へと昇華します。

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さいごに

AIは決して税理士の仕事を奪うものではありません。むしろ、私たちが苦手としがちな「専門用語の翻訳」を担い、顧客との架け橋となってくれる強力なパートナーです。

難解な税務説明を分かりやすく伝えることは、顧問先の安心感に直結し、結果として事務所の信頼を高めます。まずは明日のメール返信から、ChatGPTを開いてみてください。その「伝わりやすさ」の違いに、きっと驚かれるはずです。

「AIが便利なのは分かったが、セキュリティが心配だ」

「具体的に事務所の業務フローにどう組み込めばいいか分からない」

そうお感じの税理士事務所様、経営者様は、ぜひケアオフィスリンク株式会社にご相談ください。

弊社では、単なるツールの導入支援にとどまらず、生成AI活用支援事業として、実務に即した具体的な活用コンサルティングや、スタッフ向けの導入・活用支援セミナーを実施しております。

また、代表の松山自らが講師を務める個人向けオンライン講座「AIマスタリー総合講座」も開講中です。業務効率化の第一歩として、まずは弊社ホームページよりお気軽にお問い合わせください。先生方の事務所の「言葉」を変え、未来を変えるお手伝いをさせていただきます。

　

2025年12月25日　カテゴリー： AI