「あの案件の詳細は、〇〇さんしか分からないんです」
この言葉を聞いてヒヤッとした経験はありませんか？
あるいは、長年事務所を支えてくれたベテラン職員から突然の退職届を出され、目の前が真っ暗になったことはないでしょうか。
人材不足が深刻化する昨今、多くの会計事務所にとって「業務の属人化」は、経営を揺るがしかねない喫緊の課題です。
「新人を採用しても教育する時間がない」
「教えてもすぐに辞めてしまう」
「結局、自分でやった方が早いと諦めている」
もし一つでも当てはまるなら、このテーマはあなたのためのものです。
今回は、気合や根性論ではなく、AI（ChatGPT等）という「新しい知能」を活用して属人化を解消し、新人が驚くべきスピードで即戦力化する具体的なDX術について解説します。
職人芸の世界に、デジタルの風を。事務所の未来を守るための「仕組みづくり」を一緒に見ていきましょう。
税理士事務所が抱える「属人化」のリスクと解消の必要性
◇なぜ会計事務所は業務が属人化しやすいのか？
税理士業務は、高度な専門知識と経験則が求められる、いわば「職人」の世界です。
「A社の社長はこういう性格だから、資料の催促はこのタイミングで」
「この勘定科目は過去の経緯からこう処理する」
といった、マニュアル化しにくい「暗黙知」が担当者の頭の中に蓄積されがちです。
これは顧客へのきめ細やかなサービスという意味では強みですが、組織運営の観点からは大きなリスク要因となります。
特に小規模な事務所では、一人の担当者が記帳代行から決算、年末調整、さらには社長の個人的な相談まで一手に引き受けているケースが少なくありません。
これが「あの人しか分からない」状況を生み出し、その担当者が欠けた瞬間に業務がストップする、いわば「時限爆弾」を抱えている状態と言えます。
◇属人化解消がもたらす事務所経営へのメリット
属人化の解消は、単なるリスクヘッジにとどまりません。それは事務所の「収益構造」と「品質」を劇的に改善するトリガーとなります。
以下に、属人化している事務所と、仕組み化（標準化）された事務所の違いを整理しました。
【属人化事務所 vs 標準化事務所の比較】
| 項目 | 属人化している事務所（Before） | 仕組み化された事務所（After） |
|---|---|---|
| 担当者の退職 | 業務停止・顧客クレーム・解約リスク | 誰でも引き継げるため、業務は平常運転 |
| 業務品質 | 担当者の能力や気分に依存しバラつく | 一定の基準が保たれ、均一な品質を提供 |
| 新人教育 | 「見て盗め」が基本で、数年かかる | マニュアルとAI活用で、数ヶ月で戦力化 |
| 所長の業務 | 職員のミス修正や実務に追われる | 高単価なコンサルや経営戦略に集中できる |
| 採用 | 経験者（即戦力）しか採用できない | 未経験者やパート職員でも活躍できる |
このように、業務を標準化し「誰でもできる化」を進めることは、所長自身がプレイングマネージャーから「経営者」へと脱皮するための必須条件なのです。
「見て盗め」はもう古い？AI時代の新しい税理士教育
◇OJTの限界をAIが補完する
従来、会計事務所の教育といえばOJT（On-the-Job Training）が主流でした。先輩の背中を見て覚える、実務を通して叩き込むスタイルです。しかし、繁忙期に先輩社員の手を止めて質問するのは、新人にとって心理的ハードルが高いものです。
「こんなこと聞いたら怒られるかな…」
「さっきも同じこと聞いたしな…」
こうして質問を躊躇している間に時間は過ぎ、ミスが生まれ、成長が止まります。
ここで活躍するのが、ChatGPTをはじめとする生成AIです。
AIは24時間365日、文句一つ言わずに何度でも質問に答えてくれます。
例えば、勘定科目の判断に迷った時、税法の解釈を確認したい時、AIは「専属のメンター」として新人の傍らに寄り添います。これにより、先輩社員の負担を減らしつつ、新人は自分のペースで学習を進めることが可能になります。
◇会計事務所DXの第一歩は「知識の共有」から
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と聞くと、高額な基幹システムを導入することをイメージされるかもしれません。
しかし、中小規模の事務所にとって最も効果的かつ即効性のあるDXとは、
「所内のノウハウをデジタル化・共有化すること」です。
ベテランの頭の中にある知識を、AIを使って言語化し、誰もがアクセスできる状態にする。これこそが、AI時代の新しい教育のあり方です。
ChatGPTで業務マニュアルを自動生成！具体的な活用法
「マニュアルが大事なのは分かるが、作る時間がない」
これが本音ではないでしょうか。だからこそ、AIを使うのです。ゼロから文章を書く必要はありません。
◇過去のメールや日報がそのままマニュアルに
過去の顧客対応メール、チャットワークやSlackの履歴、あるいは所長のメモ書き。これらは情報の宝庫です。これらをChatGPTに読み込ませるだけで、立派なマニュアルの骨子が完成します。
◇【実践テクニック】断片的な情報からマニュアルを作る
以下のようなプロンプト（指示文）を使用することで、バラバラのメモ書きを体系的なマニュアルに変換できます。
▼ プロンプト例：業務マニュアル作成
あなたはベテランの税理士事務所スタッフです。
以下の【メモ書き】をもとに、新人スタッフでも理解できるように「年末調整の書類回収業務マニュアル」を作成してください。
条件：
・親しみやすいトーンで書くこと
・手順をステップ形式（1, 2, 3...）にすること
・特に注意すべきポイントは「注意点」として強調すること
・顧客へのメールテンプレートもあわせて作成すること
【メモ書き】
・11月上旬に案内送る
・回収期限は11月末厳守
・扶養控除申告書、保険料控除証明書が必要
・マイナンバー変わってないか確認必須
・未提出の人には12/5までに催促
・ハンコ漏れ多いから気をつけてこれを入力するだけで、AIは一瞬にして「ステップごとの業務フロー」「注意点」「そのまま使える督促メール文面」を出力します。所長はそれをざっと確認し、微修正するだけです。これなら、移動時間や隙間時間でマニュアル整備が進みます。
◇申告書チェックや一次対応をAIに任せる仕組み
教育において最も重要なのは「フィードバック」ですが、すべての成果物を所長がチェックするのは限界があります。そこで、「AIによる一次チェック」を導入します。
新人が作成した日報、顧客への回答メール案、あるいは仕訳の判断理由などをまずAIに投げ、修正案を出させます。新人はAIの指摘を受けて自ら修正し、完成度を高めてから上司に提出する。
このフローを挟むだけで、上司のチェック時間は半減し、新人の「自己解決能力」は飛躍的に向上します。
▼ プロンプト例：顧客メールの添削
以下の【メール文面】は、顧問先（飲食業・社長はフランクな性格）へ送る月次報告のメールです。
税理士事務所のスタッフとして、失礼がなく、かつ専門的なアドバイスが含まれているかチェックし、より良い表現があれば修正案を3パターン提示してください。
【メール文面】
（ここに新人が書いたメールを貼り付け）これにより、新人は「あ、こういう言い回しの方が伝わるのか」と、AIとの対話を通じて自然とスキルアップしていきます。
AI導入で変わる事務所の未来とスタッフの働き方
◇新人が短期間で戦力化するロードマップ
AIを教育プロセスに組み込むことで、従来「一人前になるまで3年」と言われていた期間を、1年、あるいは半年へと短縮できる可能性があります。
- 導入期（1ヶ月目）： AIを使って基本業務のマニュアルを読み込み、不明点はAIに質問して解決する。
- 実践期（2〜3ヶ月目）： AIによる一次添削を受けながら実務をこなす。所長の修正工数が減り始める。
- 戦力化（6ヶ月目〜）： 定型業務はほぼ自走可能に。AIを活用して簡単な提案資料の作成まで行えるようになる。
このスピード感こそが、競争の激しい業界で生き残るための強力な武器となります。
◇人間は「判断」と「対話」に集中する
AI活用の真の目的は、人間が楽をすることではありません。人間が人間にしかできない業務に集中するためです。
単純作業、データの転記、一次情報の整理、マニュアル作成。これらはAIや新人に任せましょう。
そして空いた時間で、所長やベテランスタッフは、顧問先社長との深い対話、経営計画の策定、資金繰りの相談といった「高付加価値業務」に全力を注ぐのです。
「作業」から「判断・対話」へ。
このシフトこそが、事務所の単価アップと、スタッフのやりがい向上（離職防止）の両方を実現します。
さいごに
税理士事務所の属人化解消は、決して不可能な課題ではありません。
「職人芸だから仕方ない」と諦める前に、今の業務プロセスのどこにAIという「新しい目」と「手」を組み込めるか、一度立ち止まって考えてみてください。
重要なのは、高機能なツールを導入することではなく、「誰でも一定の成果が出せる仕組み」を構築することです。ChatGPTはそのための最も身近で、コストパフォーマンスの高いパートナーとなり得ます。
もし、
「自社の業務フローのどこからAI化すべきか分からない」
「マニュアル作成や、スタッフへのAI教育をどう進めればいいか悩んでいる」
「バックオフィス業務自体を効率化して、本業に集中したい」
このようにお考えであれば、ぜひ一度ご相談ください。
ケアオフィスリンク株式会社では、私自身の経営経験と生成AI活用の知見を活かし、税理士事務所様・士業事務所様の「バックオフィスDX」や「生成AI導入・活用コンサルティング」を強力にサポートしています。
単なるツールの導入支援にとどまらず、現場の実情に合わせた「明日から使える業務フローの構築」まで伴走いたします。
まずは貴事務所の課題をお聞かせください。AIの力で、組織と人の可能性を最大化させましょう。
2025年12月22日 カテゴリー： AI
